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当日になり急に仕事に行けなくなった！
という場合、どうしますか？？
もちろんすぐに
上司に電話する方が大半ですよね。
でも朝のことですから、
上司も出勤中であったり
バタバタしていたりと
なかなか思うように
電話が繋がらないことも
あると思います。
しかし1度で諦めるのではなく
上司が出勤した頃を見計らって、
再度連絡を試みてください。
仕事を当日休むことになったけど電話が繋がらないときは
それでも上司と連絡が取れない場合は
先輩や他部署の管理職の人に相談して、
指示を仰いでください。
あるいは
上司宛にメモを残しておいてもらい、
さらに上司宛に直接メールを
送っておくというのもありです。
人伝いでお願いした上でも、
自分からもなんらかの形で
直接、上司に連絡したんだ
ということがわかるように
しておくのが最善です。
そして、
上司からメールの返信などがあれば
あらためて電話をかけ直すなどの
フォローができれば完璧です。
仕事を当日休む時、電話は何時までにすれば大丈夫？
ベストなタイミングは
直属の上司の出勤時間後すぐです。
休むことで
気まずい思いがあるかもしれませんが、
同僚などに「伝えておいて」
ということは絶対にタブーです。
上司がいつ出勤するかわからない…
という場合は、
遅くとも就業時間の10～15分前
に電話することがマナーです。
早過ぎると誰も出勤していなかったり、
上司の携帯に直接かけると
出勤中で出られなかったり、
ということが考えられます。
なので、
就業時間の10～15分前であれば、
職場の誰かが出勤している
ということですね。
また逆に、就業後に電話してしまうと
ミーティングをしている可能性や、
それぞれの業務が
開始されている場合が多いので、
この時間も避けるべき時間帯です。
仕事を休むことをやむを得ずメールで伝えるときの例文
直接話ができる電話とは違い、
メールで連絡すると
返信がない限り
相手にきちんと伝わっているか
わかりません。
なので避けたいところですが、
どうしても電話が繋がらないなどの理由で
やむを得ずメールで報告する時の
書き方と例文です。
構成
- 件名は「○○により、本日欠勤いたします」と簡潔に
- 会社を休む連絡と理由、お詫びを簡潔に
- 仕事の引き継ぎやバックアップについて
- 再度のお詫びでメールを締める
例文
件名：【勤怠連絡】体調不良により欠勤致します △△課○○
△△課 □□部長
おはようございます。△△課○○です。
大変申し訳ありませんが、昨晩から体調が悪化し、
本日の朝は激しい腹痛のため出社が厳しい状況です。
本日は静養したく、欠勤させて頂いて宜しいでしょうか。
急ぎの連絡はメールや携帯電話でできれば、と考えております。なお、今日の○○の件はそれぞれ□□さんへ引き継ぎをしております。
皆様にはご迷惑をお掛けして申し訳ありません。
何卒よろしくお願い申し上げます。△△課
○○（氏名）
（引用元：https://techacademy.jp/magazine/14798）
意外と気を抜きそうですが
件名は、
一目で送信者や内容、緊急性が
わかるようにしましょう。
会社では
たくさんのメールをやりとりするので
件名で簡潔にわからないと
見落とされてしまう危険性があります。
そして、
- お休みさせていただきます
- お休みをいただきます
これらは、間違った敬語の使い方です。
休みに「お」が付いているので、
尊敬語になっています。
休むのは、自分の行為に使うので
自分自身を敬っていることになっています。
正しくは、
「休ませていただきます」
です。
まとめ
人間ですので、
体調不良や急用などで
当日に仕事を休むことになることは
誰にでも有り得ます。
重要なのは、その伝え方と
その後の対応ということです。
伝える時には、
一方的な報告ではなく
あくまで「相談」というニュアンスで。
必要であれば、
仕事の引き継ぎも
行うようにしましょう。
いずれの理由にしても
急な欠勤というのは
対応の仕方によって
あなたの社会人としての
評価に関わってきます。
自分が休んだ分、
誰かに負担がかかっている
かもしれないことを理解し、
休み明けには
きちんとお礼を伝えることを
忘れないようにしましょう。
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