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新入社員が入社してから日数が経過し、
仕事にも徐々に慣れ始めたころになると
新入社員歓迎会などと称して
飲み会が実施されることがあります。
そこで気になるのは、
毎年開催されている歓迎会等の
飲み会の幹事です。
幹事はいきなり抜擢されるものですよね。
先輩社員が幹事をされているときに
支援をしながら
やるべきことを見ていたけれど、
実際にやるとなれば
果たして何をどのようにすればよいのか
迷ってしまいます。
ここでは、
幹事を務めることになったあなたのために
- 飲み会の幹事が前日と当日にやること
- 飲み会の開催と締めのあいさつについて
- 失敗しないあいさつのポイントについて
以上大きく3つに分けて
詳細に解説しますので、ぜひご覧ください。
飲み会の幹事がやることリスト！前日までと当日に分けて紹介！
飲み会の幹事がやるべきこととは
いったいどのようなことでしょうか。
すぐに思い浮かぶことは、
日時と場所の選定ですよね。
特に年度末や年度初めは
人事異動や決算処理などで
時間の調整が難しいこともあり、
優先的に決める必要があります。
幹事がやるべきことを
前日と当日に分けて
リストを作成しましたのでご覧ください。
飲み会の幹事がやることリスト！
飲み会の成功のカギとなるのは、
幹事であるあなたの腕次第。
ものすごいプレッシャーが
のしかかっているかもしれませんが、
次に挙げるリストの内容について
順を追ってこなすことで
きっと成功に繋がることでしょう。
幹事は、
飲み会の裏方である
という意識を持ってください。
1.どのような飲み会にしたいかを決める
事業年度の終了と同時期になるのであれば
- 1年間の労をねぎらう内容にする
- 人事異動による転勤者や退職者の送別会
- 新入社員や異動者の歓迎
など様々な目的によって
会場となる店もおおよそ決まります。
2.日程と会場の候補を決める
3月や4月は日本全国にある企業なら
ほぼ同じ時期に重なることがあります。
また、週末に集中することもあるため、
日程及び会場は
多めに候補を選出しておきます。
3.これまでに幹事を経験された先輩社員や上司との顔合わせをする
ここでは、飲み会における
各場面での挨拶者の選任や
これまでの飲み会の様子など
情報を得ることができます。
とくに料理については、
あなたの上司や出席者の中での
最高責任者にあたる方の
好き嫌いなどの情報も得られます。
4.幹事以外のサポーターの候補者を選出する
幹事を経験された先輩社員や上司から
飲み会終了までのサポーターについて
情報を得ると同時に
参加予定者から
サポーターの選出をおこないます。
5.ポーターと顔合わせをおこない、日時を決定し、会場の予約をおこなう
選出したサポーターに
それぞれの担当を依頼し、
開催日時の決定と会場の選出と
予約を行います。
6.社員全員に開催日時と会場の案内と出席依頼通知を送付する
事前にあなたの上司に最終確認を行い
その後、社長や役職員を含めた
社員全員に対して
飲み会の開催日時・会場を案内し、
同時に出席依頼を通知します。
出欠に関しては料理の都合上、
速やかに連絡するよう促すことが大切です。
7.飲み会の司会者選出、進行表の作成をおこなう
当日の司会者は
通常、幹事が行いますが、
サポーターから
司会者を選出するのもよいでしょう。
司会を進めるにあたって、
飲み会の進行表を作成します。
進行表の大まかな内容は以下の通りです。
- 司会者からのあいさつ
- 開会のあいさつ
- 乾杯
- 寸志などがあればここで紹介
- 食事や歓談など時間
- 新入社員や転入社員の紹介
転勤者や退職者のあいさつなど - 余興の時間
- 閉会までの食事や歓談の時間
- 締めのあいさつ
- 司会者から二次会の案内など
8.会場を予約後におこなうこと
- 参加人数の確認
- 料理の内容および一人当たりの会費に関する相談
- 会場までのアクセス方法や案内図作成
- 当日の受付や各担当者をサポーター内で役割分担する
大まかではありますが、
前準備として必要なことをとりあげました。
前日までと当日に分けて紹介！
いよいよ飲み会の開催日が近づいたころ、
幹事が行うべきことを
前日と当時に分けて
あげてみましたのでご覧ください。
前日の準備
- 出席者の最終確認と出席人数を確定し、会場へ連絡
- 当日の料理内容と飲み物などの最終確認
- 当日、参加者が突然キャンセルとなった場合の対応について確認
- 当日挨拶をいただく方々に最終確認をおこなう
- 出席者に対して、当日の集合時間、会場までのアクセス方法、会費支払いについての案内
当日の準備
- 参加人数の最終連絡
- 受付の設置
- 会計
- 司会進行の確認
- 挨拶者、余興参加者などの確認
- 二次会会場の確認など
上記以外にも細部にわたって
行うべきことはありますが、
サポーターの方々と連携して
行うことが肝要です。
飲み会の挨拶は締めが肝心！失敗しない挨拶のポイントとは？
挨拶は締めが肝心
飲み会の進行に従って、
開会の挨拶
はじめの挨拶
乾杯の挨拶
締めの挨拶
など挨拶だけでも4パターンあります。
それぞれのパターンでは、
役職の中で一番職位の高い方、
二番目、三番目の方といった順で
挨拶をお願いすることがあります。
宴が始まるときは
厳粛なムードで始まることもありますが
締めのときは宴が終了となることで
束縛から解放されますので
一番盛り上がるところでもあります。
参加者全員が盛り上がって終了解散となれば
後味がとても良い感じになります。
そう考えると締めの挨拶は
一番重要かもしれませんね。
失敗しない挨拶のポイントとは
開会の挨拶は、
たいていは幹事が行います。
それでは開会にあたって
初めの挨拶はどうでしょうか。
宴が開催できたのは
会社の経営責任者や役職者から
理解を得たためです。
そのため初めの挨拶は
会社の経営責任者である社長、
欠席の場合は部長職委にある方へ
依頼します。
万が一、社長が欠席となった場合は
事前に挨拶文などを頂戴し
役職者の方に依頼して
読み上げていただくこともできます。
そして乾杯の挨拶は
役職者の中で
三番目に職位の高い方へ依頼します。
締めの挨拶については、
役職者の中で
二番目に職位の高い方へ依頼します。
進行する中での挨拶については、
事前の打ち合わせ等で
あらかじめ十分な情報を得ておくことで、
失敗することはないでしょう。
当日、事態が急変した場合は
幹事経験者やあなたの上司に
相談することをおすすめします。
まとめ
いかがでしたか？
飲み会などの幹事は
会社の役職者、あなたの上司、
先輩社員などの協力がなければ
進行しないことが多々あります。
サポーターの協力も
宴進行には欠かせません。
私も過去に
幹事を経験したことがあります。
会場や、1人当たりの会費設定に
とても苦労しました…。
きれいなお店、眺めの良い店などは
1人当たりの費用が高くなります。
ですが、
目的にあった会場を選択するとなれば
会社の責任者や
役職者からの寸志を期待する以外
会費を抑える方法がありませんので、
直属の上司に相談したこともあります。
飲み会が成功となるか失敗となるかは
参加者によって感じ方は異なりますが、
どちらの結果にしても
サポーターとなった方々への
感謝を忘れないことが
次回の成功につながるものと感じています。
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